相近项目经验
案例类型、规模、城市和负责范围是否真正接近，而不是只展示知名客户Logo。未授权客户、金额和效果数据不应作为判断依据。
AGENCY CHECKLIST
选择活动公司
别只看方案和低价
直接答案：先用同一份需求书统一比较口径，再看候选公司的同类经验、实际负责团队、报价边界、合同交付、供应商协同和风险预案。能把“谁负责、何时确认、交付什么、变更怎么算”说清楚的团队，通常比单纯报价低的团队更值得进入下一轮沟通。
什么是活动策划公司筛选？
活动策划公司筛选是指企业在发布会、年会、论坛峰会、快闪市集等线下活动立项后，用同一份需求书和同一套评审口径比较候选供应商。筛选重点不是谁的方案包装更好看，而是至少核对6件事：相近项目经验、实际负责团队、计划与交付、报价边界、供应商管理和风险预案。
企业选择活动公司前，建议先统一3类信息：活动目标与受众、城市日期与场地条件、预算区间与服务范围。若这些信息不一致，不同供应商给出的方案和报价很难横向比较，也容易把“少报范围”误判成“价格更低”。
重点核对六件事
可以让候选公司围绕同一份需求回答，减少被不同包装方式干扰。
实际负责团队
提案人和执行人是否一致，谁负责决策、设计、制作、现场和客户沟通，是否能给出清晰的对接机制。
计划与交付
能否给出倒排时间、确认节点、物料清单、彩排安排和活动后交付内容，并说明每项由谁验收。
报价边界
规格、数量、税费、运输、差旅、超时、取消改期和临时增项规则是否写清楚。
供应商管理
舞美、设备、演艺和摄影由谁验收，出现偏差由谁协调和承担责任，现场总控是否能统一调度。
风险预案
天气、设备、人员、嘉宾迟到、网络和流程超时是否有可执行的替代方案，而不是只写“现场协调”。
四步筛选流程
这套流程适合发布会、年会、论坛峰会、商场快闪等需要多供应商协作的线下活动。
| 步骤 | 要做什么 | 重点判断 | 相关资料 |
|---|---|---|---|
| 1 | 先统一需求 | 活动目标、城市场地、人数、预算区间、服务范围和提交时间是否一致。 | RFP清单 |
| 2 | 再评审方案 | 方案是否围绕目标、人群、流程体验和落地条件展开，而不是只讲创意概念。 | 提案评审表 |
| 3 | 逐项核对报价 | 相同项目是否同规格同数量；暂估项、税费、运输、搭撤和增项是否明确。 | 报价核对清单 |
| 4 | 签约前封边界 | 服务范围、交付验收、变更流程、取消改期、素材授权和安全责任是否落到书面。 | 合同清单 |
如果是正式招采或多家比稿，建议先确认参与供应商数量、提案深度、是否有比稿费、未中选方案的使用边界和最终决策时间。
建议在沟通中直接询问
好的回答应该具体到角色、时间和动作，而不是只有“我们经验丰富”或“都可以解决”。
- 这类项目最容易出问题的三个环节是什么？你们会提前怎么防？
- 从现在到活动日，每周需要确认哪些内容？谁来推动？
- 现场总控是谁，能同时管理多少家供应商？
- 报价中哪些是暂估，哪些条件变化会增项？
- 如果关键设备、演艺人员或嘉宾流程临时变化，替代方案是什么？
- 活动结束后会交付哪些文件、照片、视频或数据？交付时间如何约定？
常见问题
把这些问题提前问清楚，可以减少后续沟通成本。
选择活动策划公司时先看什么？
先看需求是否被准确理解，以及供应商是否能把目标、人群、场地、流程、预算和风险边界讲清楚。只看低价或漂亮效果图，容易忽略现场交付能力。
多家活动公司比稿时怎么避免方案不可比？
先用同一份RFP统一活动目标、服务范围、预算口径、交付物和提交时间，再让供应商按同一结构报价和提案。这样才能比较方案质量、报价边界和执行风险。
活动公司报价低是不是更划算？
不一定。需要核对报价是否包含设计、制作、设备、运输、人员、税费、彩排、超时和临时增项规则。明显低价但边界含糊，后期可能出现追加成本。
签活动执行合同前要补哪些确认？
建议把服务范围、交付规格、验收标准、付款节点、延期取消、变更增项、素材授权和安全责任写入合同或附件。合同确认不替代法律意见，复杂项目应让法务或律师复核。