服务范围
策划、设计、搭建、执行、摄影、直播、撤场分别由谁负责；方案中出现的内容是否都已计价。
比较范围确认各家是否负责同样的工作
比较规格名称相同不代表参数和材质相同
比较边界提前写清增项、超时和取消规则
拿到报价单，先核对这9项
报价越详细，越容易判断方案能否落地。只有一个总价、没有规格和边界的报价，后续很难追责，也容易产生增项。
规格与材质
屏幕尺寸与型号、灯光音响数量、舞台结构、画面材质、桌椅和物料工艺是否明确。
数量与工期
设备天数、制作数量、人员班次、服务小时、搭建与撤场窗口是否满足项目安排。
人员配置
项目经理、导演、设计、执行、技术、摄影和礼仪的人数、工作时间及加班口径。
运输与现场条件
运输、装卸、停车、进场证、电力、网络、保洁、安保及跨城差旅是否包含。
交付标准
设计修改次数、视频版本、照片数量、直播回放、源文件和最终交付时间是否写清。
税费与发票
报价含税还是未税、发票类型、税率口径及第三方代采费用是否一致。
付款节点
预付款、制作款、活动结束款和验收尾款分别在什么条件下支付。
变更与增项
延期取消、超时、反复修改、临时加设备人员，以及场地变化时如何计费。
正确比价：先统一需求，再逐项比较
不要把一份简略需求分别口头描述给不同公司。建议先形成同一份项目简报，让所有供应商按相同范围报价，并把可选项、暂估项与不包含项单独列出。
- 活动目标、城市、日期、人数和预计时长
- 场地是否确认，以及进撤场、电力和网络条件
- 必须保留的内容与可以分档配置的内容
- 希望供应商负责的范围和已有资源
- 统一的税费口径、交付要求和报价有效期
低价不一定意味着便宜。若一份报价漏掉运输、安装、技术人员、税费或超时费用，项目开始后补齐这些内容，总成本可能反而更高。
常见问题
以下回答适用于发布会、年会、论坛峰会、快闪和商场活动等常见企业项目。
活动公司报价单至少要写清哪些内容？
至少应写清服务项目、规格材质、数量、服务时间、人员配置、运输搭建、税费、付款节点以及不包含项。重要项目还应附设备清单、制作尺寸或交付标准。
为什么两家活动公司的总价差很多？
差异可能来自服务范围、设备参数、制作材质、人员数量、进撤场条件、税费口径和风险预案。先用同一份需求询价，再逐项核对，才能判断差异来自哪里。
怎样减少活动执行中的临时增项？
在合同前确认修改次数、超时标准、场地附加费用、临时加设备人员的计价方式，以及取消或延期的费用承担。需求变化时应先书面确认费用和工期。
预算还没确定，可以先询价吗？
可以提供可接受的预算区间，并说明最重要的目标。供应商可据此给出基础版、推荐版或可选项，但仍需要明确每档方案的服务边界。