背景、目标与受众
说明为什么办、希望谁参加、要传递什么信息，以及项目结束后需要复盘哪些结果。
一份可用于询价的活动RFP，至少包含6部分
不必追求几十页；关键是让每家供应商在相同限制条件下回答同一组问题。
日期、城市与场地
写清活动日期、预计时长、人数、场地是否确定，以及进撤场、用电、网络和搭建限制。
服务范围与责任边界
逐项标明策划、设计、搭建、设备、人员、摄影直播、运营和数据由谁负责。
预算与报价口径
给出预算区间，并要求区分含税、未税、可选项、暂估项、不包含项和可能增项。
方案深度与交付物
明确是否需要创意概念、效果图、流程、执行手册、照片视频、源文件和复盘数据。
提问、提案与评选
给出统一答疑、现场勘察、提案、报价、定标和启动时间，并说明主要评选维度。
发出询价前，按这张清单自检
缺少的条件可以标记“待确认”，但不要让不同供应商自行猜测。
- 活动类型、目标、核心受众和必须传达的信息
- 城市、日期、人数、预计时长和场地确认状态
- 品牌规范、已有素材、必须保留项和可调整项
- 供应商负责与不负责的工作，以及第三方配合边界
- 预算区间、报价格式、税费、差旅和场地费用口径
- 方案深度、修改轮次、交付物、文件格式和交付时间
- 提问、勘察、提案、定标和项目启动的时间节点
- 决策人、评选维度、保密、素材授权和知识产权要求
- 取消改期、超时、临时增项和书面确认机制
如果要求多家供应商比稿，建议提前说明是否支付提案费用、未中标方案如何处理，以及未经授权不得继续使用的创意和文件。
让方案和报价可比的4个动作
统一需求只是第一步，还要统一答疑和报价结构。
- STEP 01
只维护一个正式版本
需求变更统一写回文件并标注版本，避免供应商拿到不同口径。
- STEP 02
集中答疑
把共性问题和答案同步给所有候选供应商，减少信息差。
- STEP 03
统一报价模板
要求拆分数量、规格、天数、人员、税费、可选项和不包含项。
- STEP 04
先核范围，再比总价
先确认服务范围和交付标准一致，再比较总价与方案取舍。
常见问题
以下回答适用于企业年会、发布会、论坛峰会、商场活动等常见线下项目。
活动项目询价需求至少要写哪些内容？
至少写清目标、城市与日期、人数与时长、场地状态、预算区间、服务范围、报价格式、交付物、提案时间和评选规则。
预算还没完全确定，可以先询价吗？
可以。建议给出预算区间、必须保留项和可调整项，避免供应商按完全不同的配置理解需求。
怎样让多家报价真正可比？
使用同一版需求和报价模板，统一税费、设备规格、服务天数、人员和交付口径，并单列可选项、暂估项和不包含项。
询价前一定要现场勘察吗？
初步询价可以先提供图纸与照片；涉及搭建、用电、吊点、网络、运输或复杂动线时，应在最终报价和制作前完成勘察。